会議を進行するのが辛い、意見がまとまらない時に思い返して欲しい１つのこと

　こんにちは、さっこいチャンです。

会議を進行していて、同じ会話が何度も巡っている事はないでしょうか。
そんな時に、立ち止まって思い返して欲しいことが１つあります。

　それは、「この会議は何を目的に開いたのか」ということです。
会議には色々な種類がありますが、その中でも「何かを決めるために開いた会議」では
話が堂々巡りになる事が多いです。

　ここで、話を長引かせない２つのポイントがあります。
このポイントがあった場合、話を聞きすぎないで前に進めることが必要です。
是非、会議進行の際の参考にされてみてくださいね。

①会議の目的よりも、自分の意見を通すことに集中していないか

人は誰しも自分の意見が通ると嬉しいですよね。
「自分の意見が通る＝自分が承認された」と人間は感じます。これが、自己承認欲求と言われるものです。
反対に、却下されると悲しい気持ちになりますよね。
「自分の意見が却下される＝自分が否定された」と感じる人もいます。

この考えが背景にある為、「会議の目的が何だったか」を忘れて自分の意見を推し進めることに集中しすぎる人がいます。
そうすると、最適な結果を出すことと、話している内容がかけ離れていってしまいます。

もし、メンバー同士が意見のぶつけあいをしていると感じたら、一度話の仲裁に入り
「会議の目的が何であったのか」の認識合わせが必要になります。

人間は話していると忘れてしまうので、ホワイトボードがあれば
原始的ですが会議で決めることを大きく書いて見えるようにしておくことも有効です。

②事実よりも主観的感覚や予測で話しすぎていないか

これは役職が高い人に多く見受けられるのですが、
数字や正しい知識よりも、「主観的感覚」や「予測」で話しすぎてしまうケースです。
主観的感覚や予測することも大事ですが、プラスして数字や正しい知識も併せて話し合う必要があります。
「今までどれくらいの頻度で起こったのか」「事例はあるのか」などです。

特に役職が高い人は、そのまま意見が通ってしまう場合があります。
しかし、ここで自覚して頂きたいのは「その意見が最適解だった訳ではなくて、役職が意見を通した」
ということです。これでは、良い結果は残念ながら生まれません。
会議の中では客観的になっているか、予測しすぎていないかと常に自分を振り返る必要があります。

また、役職が高い人や意見力が強い人に気を付けて頂きたいのは、
「自分の意見が通る＝誰かが我慢している」ということです。

これでは良いチームとしては機能しません。

大事なことは「この会議は何を決める会議だったか」ということを常に念頭に入れて下さい。

下記を注意しながら進めると最適解な結果が出ます。

この「自分の意見も大事にしながら、相手の意見も大事にする」という考え方は、
「アサーション」というコミュニケーション技法になります。

アサーションの伝え方をチームが学ぶと、チームとしての機能が高まり
「安心した気持ちで意見が言える環境」が整ってきます。

下記、「安心した気持ちで意見が言える環境」の関連記事です。
良かったらご覧下さいね。

　会議をする際に、大事なポイントまとめ

本日は以上になります。それでは、また。